Työn organisoiminen työpaikoillamme on tärkeää arvontuotannon sekä tavoitteiden saavuttamisen takia. Organisointitapoja on muutamia ja jokaisella niistä tarjoaa omat hyödyllisyytensä. Tässä blogissa haluan nostaa tiimimäisen toimintatavan sen tuottamien hyötyjen takia.
”Tiimi on pieni joukko ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään sekä yhteiseen toimintamalliin. Tiimin jäsenet pitävät itseään yhteisvastuullisena suorituksistaan.” (Katzenbach & Smith)
Työelämässä tiimimäinen toimintamalli on tapa organisoida organisaation toimintoja. Yhteen tiimiin kuuluu tyypillisesti 3-12 tiimiläistä, joilla on omat roolit ja rooleihin tarvittavat osaamiset. Tiimi on vastuussa palvelu- tai tuotoskokonaisuudesta sen sisäisille tai ulkoisille asiakkaille. Tiimillä on mahdollisuus kokoontua nopeastikin yhteen kohdattujen ongelmien tai asiakkaan tarpeiden muuttuessa. Yhdessä löydetyt ratkaisut kasvattavat tiimin kompetenssia. Lisäksi omiin ratkaisumalleihin on helpompi sitoutua kuin tiimin ulkopuolelta tulleisiin ohjeisiin.
Usean tiimin arkea seuratessa olen pistänyt merkille käytetyt rakentavat sanat, kysymykset, sisäiset viestit, kaveriin luottamisen, vastuullisuuden ja kaveriin luottamisen. Nämä kertovat tiimin sisäisestä viisaudesta, joka näkyy onnistumisen mittareissa. Edellä olevan kuvan mukaan tiimi on kehittynyt ja se on saavuttanut ainakin kolmannen portaan tason portaalla.
Miksi tiimimäinen toimintatapa on tärkeää organisaatioissa?
1. Tiimi oppii yhdessä enemmän ja se synnyttää omia tehokkaita toimintamalleja.
Kun tiimillä on yhteinen ymmärrys perustehtävästään ja siihen tarvittavista valtuuksista, se on valmis kohtaamaan arkisia haasteita ja ongelmiakin. Tämä aikainvestointi mahdollistaa tiimissä erilaistenkin ideoiden kuulemisen, yhdessä tehtyyn päätökseen sitoutumisen ja organisoitumisen. Ongelman ratkaisu yhdessä tuo uutta viisautta tiimiin.
2. Tiimeissä reagointi erilaisiin muutoksiin on parhaimmillaan erittäin nopeaa.
Ketterästi toimiva tiimi jo kokonsakin puolesta saadaan nopeasti kokoon, jolloin se pääsee omalta osaltaan viemään käytäntöön tarpeellisia uusia linjauksia omalla vastuualueellaan vauhdikkaasti. Sen sijaan että pyydettäisiin ohjeita pomolta, voidaankin kertoa se, mitä saimme yhdessä aikaan.
3. Asiakkaan tarpeista ohjautuminen ratkaisee menestyksen.
Kun tiimi on kirkastanut oman perustehtävänsä ja sen keskeisimmät ulkoiset ja sisäiset asiakkaat, sen työskentelylle tulee merkitystä. Onnistumisen ja yhteenlasketun osaamisen mittarit alkavat kertoa vaikuttavuudesta. Oppivan tiimin DNA:han kuuluvat ketterät toimintamallit ja kokeilut asiakkaan hyvinvoinnin kehittämiseksi.
4. Organisaatioiden rakenne kevenee.
Digitalisaatio ottaa harppauksia, tekoäly hoitaa helppoja töitä ja muuttaa työelämää konkreettisesti. Monia työtehtäviä on poistunut mutta monia uusiakin on syntynyt. Tiimeja syntyy, tiimejä lopetetaan ja osa jatkaa toimintaansa. Tiimit voivat muuttaa tarpeen mukaan perustehtäväänsä, muotoaan ja kokoonpanoaan. Tiimirakenne tarjoaa joustavuutta ja resurssien suuntaamiseksi toimivan menetelmän yritysjohdolle virittää rakennetta kulloinkin sopivaan muotoon.
5. Panos-tuotosteho on tiimeissä korkea.
Yrityksen johtoa kiinnostaa aina sellainen toimintatapa, jolla saadaan hyviä tuloksia. Edellä kuvattu Katzenbachin ja Smithin lausuman perusmäärityksen mukaan tiimiläisten yhteinen ymmärrys toimintamalleista ja yhteistyöstä tulee olla kristallin kirkas. Erilaiset ihmistyypit tiimissä ovat aina rikkaus ja tämä voima voi päästä esille vain porukassa, jolla on omanlainen tapa keskustella ja kohdata yhteisiä asioita. Tämä on merkittävä tiimitaito, joka synnyttää luottamusta, sitoutumista ja motivaatiotakin yhdessä onnistumiseksi. Tämän perustan päälle rakentuu tärkeä tiimin sisäinen dynamiikka.
6. Ihmisten osaamisen parempaa hyödyntämistä.
Ihmiset ovat monipuolisia mutta työelämässä usein käytetään hyvinkin kapeita taitoalueita hyödyksi. Henkilöiden erikoistumisella johonkin alueeseen on pystytty rajaamaan osaamisia entisestään. Tiimiorganisaatio mahdollistaa joustavat sisäiset siirrot matalalla kynnyksellä, siten, että parhaat osaamiset pääsevät esille. Tämä koetaan usein hyvänä ratkaisuna, kun motivaattorina on hänen osaamisensa parempi hyödyntäminen.
7. Lisää motivaatiota, vastuuta ja vaikutusmahdollisuuksia omassa työssä.
Ihmisten motivaatio ja tahto ovat mielestäni suurimpia eteenpäin työntäviä voimia kaikessa tekemisessämme. Sen valjastamiseksi yritysten hyödyksi on mielestäni samalla tärkeää ja mielekästäkin. Organisaatio haastaa tiimiä toimimaan tavoitteiden suuntaan, mutta tiimin varsinainen sisäinen toimintamalli pienine yksityiskohtineen onkin tiimin omalla vastuulla.
Tiimiytyminen on käyttöjärjestelmän muutos
Siirryttäessä työryhmistä, asiantuntijaosastoista tai hierarkisista rakenteista matalampiin malleihin, on kysymyksessä eräänlainen ”käyttöjärjestelmän ” muutos. Samalla kysymyksessä on myös vahva sosiaalinen muutos ihmisille, joiden työtä se koskettaa. Hyviä malleja tiimin kasvusta ja suorituksista ovat urheilun maailmasta. Jääkiekko-Leijonanien, jalkapallo-Huuhkajien ja -Helmarien menestyksen takana on yhteisen toiminnan merkityksen ymmärtäminen, esteiden poistaminen yhdessä ja yhteinen työ kohti tavoitteita. Tulokset ovat ihmisistä kiinni. On vain kysymys, kuinka he työstävät ajatuksiaan.
Tarvitsetko apua tiimiytymiseen tai siihen, miten voit auttaa tiimiäsi toimimaan paremmin? Ota yhteyttä ja mietitään teille sopiva ratkaisu. Tiimiterveisin antti.hellstrom@innotalent.fi